Informativa sulla Privacy

Titolare del Trattamento

Dentra (Hundredjack OÜ)
Telliskivi tn 57, 10412 Tallinn (Estonia)
VAT EE102905090
Email: [email protected]

Responsabile della protezione dei dati (DPO)

Il Titolare ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer). Per ogni questione relativa al trattamento dei propri dati personali o all'esercizio dei propri diritti è possibile contattare il DPO all'indirizzo: [email protected]

Dati Raccolti

Nell'ambito dell'utilizzo dell'app e dell'erogazione dei servizi, raccogliamo le seguenti categorie di dati:

• Dati identificativi e aziendali: ragione sociale, nome e cognome del referente, indirizzo della sede, Partita IVA, Codice Fiscale, Codice SDI, PEC.
• Dati di contatto: indirizzo email, numero di telefono.
• Dati di autenticazione: indirizzo email e password (criptata) per l'accesso all'app.
• Dati relativi agli ordini: file di progettazione, specifiche tecniche, materiali richiesti.
• Dati di fatturazione: informazioni fiscali necessarie all'emissione di fatture elettroniche.
• Dati di pagamento: coordinate bancarie (IBAN) e dati del mandato di addebito diretto SEPA, raccolti e custoditi dal processore dei pagamenti; noi conserviamo i riferimenti del mandato e l'esito degli incassi.
• Registrazioni e trascrizioni: registrazioni audio/video delle videoconsulenze con il team (l'avvio della registrazione è sempre segnalato) e le relative trascrizioni e sintesi operative.
• Messaggistica: messaggi, foto e documenti inviati al numero WhatsApp ufficiale, archiviati nel nostro sistema per garantire continuità del servizio.

Finalità del Trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

• Gestione degli account utente e accesso all'app.
• Ricezione, elaborazione e tracciamento degli ordini di lavorazione.
• Emissione di fatture elettroniche e adempimento degli obblighi fiscali e contabili.
• Consegna digitale dei file di progettazione completati.
• Comunicazioni di servizio relative allo stato degli ordini e notifiche operative.
• Incasso automatico delle fatture tramite il mandato di addebito diretto SEPA.
• Assistenza, consulenza e formazione tramite videoconsulenze, incluse le registrazioni e le sintesi operative.
• Comunicazioni operative via WhatsApp, quando scelto dal cliente.

Base Giuridica

Il trattamento dei dati è fondato sulle seguenti basi giuridiche:

• Esecuzione di un contratto (art. 6, par. 1, lett. b GDPR): il trattamento è necessario per l'esecuzione dei servizi commissionati, la gestione del rapporto commerciale e l'incasso dei corrispettivi tramite il mandato di addebito diretto SEPA autorizzato dal cliente.
• Obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c GDPR): il trattamento è necessario per adempiere agli obblighi fiscali, contabili e normativi previsti dalla legislazione italiana.
• Legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f GDPR): per la registrazione e la sintesi delle videoconsulenze operative (continuità e qualità dell'assistenza) e per la sicurezza della piattaforma. L'avvio della registrazione è sempre segnalato prima dell'inizio.
• Consenso esplicito (art. 6, par. 1, lett. a GDPR): per i trattamenti facoltativi opt-in, come la pubblicazione di un lavoro anonimo nella galleria pubblica o di un case history del proprio studio. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento dal profilo cliente.

Dati dei Pazienti dei Nostri Clienti

Quando un dentista cliente utilizza Dentra per produrre un lavoro odontotecnico, può caricare file e immagini che riguardano un suo paziente (scansioni intraorali 3D, foto del cavo orale, foto frontali del sorriso). Per questi dati:

• Dentra agisce come responsabile del trattamento, mentre il dentista cliente rimane titolare del trattamento. Esiste un rapporto di responsabilità ai sensi dell'Art. 28 GDPR, regolato dai termini di servizio della piattaforma.
• Riceviamo dal dentista solo quanto necessario per la lavorazione. Il flusso di lavoro non richiede i dati identificativi del paziente: i campi anagrafici sono facoltativi ed è disponibile un codice paziente pseudonimo come alternativa. Invitiamo il dentista a usare il codice e ad anonimizzare i file prima del caricamento; se sceglie di indicare nome o data di nascita del paziente, questi dati sono trattati per suo conto con le stesse protezioni degli altri dati clinici. Non chiediamo mai codice fiscale o dati di contatto del paziente.
• I dati del paziente sono accessibili solo al team operativo Dentra (collaboratori freelance assegnati al lavoro, vincolati da NDA contrattuale; staff interno autorizzato). Sono tracciati a livello di audit log per consultazione.
• Le richieste di esercizio dei diritti GDPR del paziente (accesso, cancellazione, rettifica) vanno rivolte al dentista titolare. Dentra collabora con il dentista per eseguire la richiesta (es. cancellazione file ordine entro 30 giorni).

Intelligenza artificiale

Utilizziamo strumenti di intelligenza artificiale solo come supporto accessorio al servizio. L'IA non progetta i dispositivi medici e non prende decisioni cliniche né decisioni automatizzate sulle persone: la progettazione è sempre svolta da tecnici umani e ogni decisione resta in capo a una persona. In particolare la impieghiamo per:

• un assistente conversazionale che aiuta clienti e staff a trovare informazioni e ricevere supporto;
• la trascrizione e la sintesi automatica delle videoconsulenze, a uso interno del team;
• l'analisi automatica delle immagini pubblicate nella galleria pubblica del sito;
• la generazione di suggerimenti operativi interni per il team;
• il supporto interno alla redazione di contenuti e all'organizzazione del lavoro.

Non effettuiamo trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o similmente significativi sulle persone ai sensi dell'art. 22 del GDPR: è sempre prevista la supervisione umana.

Ai modelli viene trasmesso solo il minimo necessario per la singola richiesta e i dati non sono utilizzati per addestrare i modelli stessi.

Per questi strumenti conduciamo una valutazione d'impatto dedicata, in linea con il Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale.

Alcuni fornitori di intelligenza artificiale possono trattare i dati anche fuori dall'Unione Europea, sulla base di adeguate garanzie: vedi la sezione «Trasferimenti fuori dall'Unione Europea».

Cookie e Tecnologie di Tracciamento

Questo sito utilizza le seguenti categorie di cookie:

• Cookie tecnici (necessari): gestione della sessione di autenticazione e funzionamento dell'app. Sono sempre attivi e non richiedono consenso.
• Cookie analitici: utilizziamo uno strumento di analisi statistica del traffico per studiare l'utilizzo del sito in forma aggregata e anonima. Il fornitore del servizio può trattare i dati anche fuori dall'Unione Europea (Stati Uniti), sulla base di adeguate garanzie: vedi la sezione «Trasferimenti fuori dall'Unione Europea». Questi cookie sono attivati solo con il tuo consenso esplicito.

Puoi gestire le tue preferenze in qualsiasi momento cliccando su "Gestisci cookie" nel footer del sito. La preferenza viene memorizzata localmente nel browser e non viene trasmessa a server esterni.

Il sito adotta una modalità di consenso preventivo: nessuno script analitico o di marketing viene caricato finché l'utente non esprime il proprio consenso.

Servizi di Terze Parti

Per l'erogazione dei servizi ci avvaliamo di fornitori esterni che agiscono in qualità di responsabili del trattamento, oppure sulla base di appositi accordi di servizio o sul trattamento dei dati (SLA/DPA). Di seguito le categorie di destinatari e le relative finalità:

• Infrastruttura cloud e autenticazione — hosting dei dati e autenticazione degli account, su server in Unione Europea.
• Archiviazione file (UE) — archiviazione dei file di lavorazione, della libreria impianti, delle registrazioni delle videocall e dei media ricevuti via messaggistica, su archiviazione cloud con server in Unione Europea.
• Fatturazione elettronica — gestione del ciclo delle fatture fornitori, conservazione dell'archivio delle fatture emesse e — in via transitoria, fino al completamento del passaggio alla fatturazione diretta — emissione delle fatture cliente (server UE).
• Spedizioni — gestione delle spedizioni e generazione delle etichette di trasporto.
• Pagamenti servizi a consumo — elaborazione dei pagamenti: gestione del mandato di addebito diretto SEPA (coordinate bancarie, dati del mandato) e incasso della fattura mensile. Tratta inoltre i pagamenti con carta dei configuratori rivolti al paziente.
• Messaggistica — comunicazioni di servizio tramite WhatsApp (numero di telefono, messaggi ed eventuali allegati inviati dal cliente).
• Email transazionali — invio di email transazionali (conferme ordine, notifiche, comunicazioni di servizio).
• Caselle email dominio — gestione delle caselle email del dominio @dentra.it (server UE).
• Videoconsulenze — infrastruttura per le videoconsulenze tra cliente e team Dentra. Le registrazioni sono archiviate su server in Unione Europea e accessibili solo allo staff autorizzato.
• Trascrizione audio — trascrizione automatica delle registrazioni di videocall (servizio di intelligenza artificiale).
• Sintesi conversazionale — elaborazione testuale di registrazioni di videocall e chat vocali per produrre riassunti operativi al team interno (fornitore con sede negli Stati Uniti). Coperto da DPA + Clausole Contrattuali Standard.
• Servizi di intelligenza artificiale — altri servizi di intelligenza artificiale utilizzati per: assistenza conversazionale nell'app, analisi automatica delle immagini della galleria pubblica e suggerimenti operativi al team, con elaborazione su server in Unione Europea. I dati trasmessi ai modelli sono limitati al minimo necessario per la specifica richiesta e non sono utilizzati per il loro addestramento.

Trasferimenti di Dati Fuori dall'Unione Europea

L'infrastruttura principale di Dentra è interamente in Unione Europea. Alcuni trattamenti accessori si appoggiano a fornitori con sede o sistemi di continuità fuori dall'UE; per ciascuno indichiamo finalità, garanzie e misure tecniche.

• Statistiche di utilizzo del sito: lo strumento di statistiche è fornito da un operatore con sede negli Stati Uniti. È attivo solo con il tuo consenso e tratta dati di navigazione in forma aggregata e anonima; il trasferimento è coperto da adeguate garanzie (decisione di adeguatezza per gli Stati Uniti e clausole contrattuali standard).
• Pagamenti dei servizi a consumo: Server primari in Unione Europea, con sistema di continuità negli Stati Uniti. Coperto da accordo sul trattamento dei dati (DPA) e Clausole Contrattuali Standard (SCC).
• Invio email transazionali: Server negli Stati Uniti. Coperto da DPA + SCC. Volume limitato alle notifiche operative.
• Sintesi automatica di registrazioni interne: Server negli Stati Uniti. Utilizzato in funzionalità limitate (sintesi di registrazioni di videocall e chat vocali interne). Coperto da DPA + SCC.
• Trascrizione audio: Server nel Regno Unito (paese considerato adeguato dalla Commissione Europea per la protezione dei dati personali).
• Caselle email del dominio: Server in Svizzera (paese considerato adeguato dalla Commissione Europea).

Conservazione dei Dati

I dati personali vengono conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità indicate:

• Dati contabili e fiscali: conservati per 7 anni, come previsto dalla normativa contabile estone per i documenti fiscali e contabili (comprese le fatture emesse e ricevute).
• Dati degli ordini: conservati per la durata del rapporto commerciale; i dati con rilevanza contabile seguono il termine di conservazione contabile sopra indicato.
• Dati dell'account: conservati fino alla cancellazione dell'account da parte dell'utente o alla cessazione del rapporto commerciale.
• Dati del mandato e degli incassi: conservati per la durata del mandato; i dati con rilevanza contabile seguono il termine di conservazione contabile sopra indicato.
• Registrazioni delle videoconsulenze: conservate per il tempo necessario alle finalità di assistenza e formazione interna, con revisione periodica; le trascrizioni seguono la stessa regola.
• Messaggistica WhatsApp: conservata per la durata del rapporto commerciale.

Diritti dell'Interessato

Ai sensi degli artt. 15–22 del GDPR, l'interessato ha il diritto di:

• Accedere ai propri dati personali e ottenerne una copia.
• Richiedere la rettifica di dati inesatti o incompleti.
• Richiedere la cancellazione dei dati, nei limiti previsti dalla legge.
• Richiedere la limitazione del trattamento.
• Richiedere la portabilità dei dati in formato strutturato.
• Opporsi al trattamento, per motivi legittimi.
• Proporre reclamo all'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali ( www.garanteprivacy.it).